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Ich war noch nie hier – wo muss ich hin?

13.09.2021 / Max Kruse

Einleitung

In unserem vorangegangenen Blogartikel haben wir mit den DevBoost Standardized Operational Patterns (SOPs) eine Idee vorgestellt, von der wir uns erhoffen, wiederkehrende Kommunikationsprobleme und konkrete Kommunikationsaufgaben durch Konventionen und Best Practices zu unterstützen. Dabei liegt ein zentrales Hauptaugenmerk darauf, die eingesetzten Werkzeuge und Methoden leicht, intuitiv, aber dennoch explizit zu gestalten.

In diesem Artikel stellen wir unsere SOPs Map vor - ein erstes konkretes Werkzeug, welches die Zugänglichkeit und Organisation von SOPs verbessern soll. Hiermit verfolgen wir die folgenden Ziele:

  • Effizienteres Onboarding neuer Mitarbeiter durch explizit dokumentierte interne und externe Routinen
  • Einfacher und transparenter Zugang zu Best Practices und Templates für wiederkehrende Projektsituationen oder -rituale
  • Strukturierte Organisation des Wissensschatzes unseres Unternehmens

Aber wie kam es eigentlich zur SOPs Map?

„Ich war noch nie hier – wo muss ich hin?“

Als wir begonnen haben SOPs zusammenzutragen, fiel uns schnell auf, dass eine ganze Menge an Best Practices, Ritualen und impliziten Konventionen zusammenkamen. Gerade für neue Teammitglieder war sichtlich schwer sich in der Menge von Begrifflichkeiten, die für uns selbstverständlich waren, zurechtzufinden. Aber auch für "alte Hasen" wollten wir einen Weg schaffen den Überblick zu bewahren und sich zielsicher im "Standardisierungsdschungel" zu orientieren.

Die sichere Navigation in einer Welt die man (noch nicht) vollständig kennt, oder die sich ständig verändert ist nicht leicht. Dabei ist es zweitrangig, ob wir uns in einem Unternehmen, Team, Kundenprojekt oder im Alltag, an einem fremden Ort oder in unserer Heimatstadt bewegen. In der echten Welt helfen uns Karten dabei uns in neuem Terrain zu verorten. Start durch zielloses Suchen oder Herumfragen zum Ziel zu kommen erlauben Karten zielsicher zu navigieren. Auch geben sie einen Überblick über weitere, mögliche Ziele und stellen Zusammenhänge und Verbindungen strukturiert und verständlich dar.

Daher wählten wir die selbsterklärende Metapher der Karte, um die Orientierung in unseren SOPs zu unterstützen und zu standardisieren.

Die Karte

Die Landkarte, ein Linienfahrplan, oder ein Atlas bilden eine komplexe Welt in ein grafisches Modell ab, welches für den Zweck der Orientierung einfach zugänglich ist.

Sie nützt ebenso all denen, die ihre Startposition (ihr Problem) klar vor Augen haben, allerdings noch nicht genau wissen, wie sie zum Ziel (zur Lösung) gelangen. Ebenso dient die Karte jenen die verstehen möchten, wie Orte (Prozesse) organisiert sind, wie sie im Verhältnis zueinander existieren. Ein weiterer besonderer Reiz einer Landkarte ist, dass sie einen konkreten Ausschnitt aus einer nahezu unendlichen, komplizierten Welt abstrahiert (Wissen). Sie ist dabei behilflich den Blick über den Tellerrand zu wagen.

Diese intuitive, strukturierte Metapher setzen wir in der SOPs Map um.

SOP Map

Sie ähnelt einem Liniennetzplan, in dem derzeit 6 Linien dargestellt werden. Die Linien veranschaulichen DevBoost Kommunikationsdimensionen, die zahlreiche Haltestellen (SOPs) bedienen. Wie in einem klassischen Linienfahrplan können einzelne Stationen von mehreren Linien gleichzeitig angefahren werden. Diese Stationen stellen Umsteige- bzw. Synchronisationspunkte zwischen den Kommunikationsdimensionen dar.

Zu den 6 dargestellten Linien gehören die Dimensionen:

  • externe Kommunikation
  • interne Kommunikation
  • Recruiting
  • Persönliche Entwicklung
  • Unternehmensring
  • Projektdurchführung

Der unerlässliche Hauptbahnhof repräsentiert unsere Unternehmenskultur und ist daher folgerichtig Dreh- und Angelpunkt unserer Zusammenarbeit und auf dem Unternehmensring zu finden.

Viele Linien beginnen an einer Starthaltestelle und besitzen eine Endhaltestelle. Beispielsweise startet die Linie Projektdurchführung im „agilen Nirvana“ und kann entlang zahlreicher Stationen (u.a. Daily, Refinement, Retro-/Futurespective, Experteninterview, Wingman Meeting, Project Sheet, Kundenentwicklung, Solution Design) zum Ziel „echten Mehrwert für unseren Kunden zu liefern“ gelangen.

Weitere Zielhaltestellen unserer Linien sind u.a. Selbstverwirklichung, Traumteam und Unternehmenszweck.

Die Karte hilft dabei, sich in der Fülle der SOPs also Konventionen, Hilfestellungen, Best Practices zurechtzufinden und den kürzesten Weg zwischen einem Kommunikationsproblem und einer möglichen Lösung zu finden.

Die Karte ist interaktiv und liefert bei einem Klick auf eine konkrete Station detaillierte Informationen zum jeweiligen SOP. Ebenso kann man die jeweilige Linie und deren Kommunikationsdimension mit einem Klick in die Legende abrufen.

Eine beispielhafte Navigation in der SOPs Map ist nachfolgend dargestellt.

Animierte SOP Map

Navigiere zur Lösung

Die SOPs Map erlaubt ein intuitives Erschließen und Erlernen kommunikativer Hilfsmittel. In Bezug auf die oben eingeführten Zielstellungen wirkt sie für uns wie folgt:

  • Effizienteres Onboarding neuer Mitarbeiter durch explizit dokumentierte interne und externe Routinen: Wir schaffen durch die SOPs Map im Onboarding Prozess eine Orientierungshilfe mit direktem Zugriff auf Detailinformationen zu jeder Prozedur. Jeder Mitarbeiter wird befähigt sich im Kommunikationssystem DevBoost zurechtzufinden – was für eine effiziente Unternehmensskalierung entscheidend ist. Es werden dabei neben den internen Prozessen auf der Linie Recruiting ebenso „externe“ Routinen veranschaulicht (Bewerbungsprozess, Interviewprozess, Probearbeiten).
  • Einfacher und transparenter Zugang zu Best Practices und Templates für wiederkehrende Projektsituationen oder -rituale: Die Linie Projektdurchführung hat zahlreichen Methodenstationen wie zum Beispiel Rituale der agile Entwicklung, Best Practices zur Projektunterstützung durch Wingman Meetings, Kundenentwicklung - und -potentialanalyse oder ganz konkrete Muster zur Erstellung von Solution Designs. Alle Stationen fördern Problem- und Lösungsbewusstsein, dienen dem Aufbau von Vertrauen bei den unterstützten Kundenteams und haben letztlich das Ziel einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen.
  • Strukturierte Organisation des Wissensschatzes unseres Unternehmens: Durch den intuitiven, visuellen Zugang zur Informationsarchitektur unseres gesammelten digitalen Wissensschatzes fördern wir das Finden von Informationen. Jeder Mitarbeiter findet den zentralen Einstiegspunkt und navigiert nicht mehr über klassische Baumhierarchien, Sitemaps, Hauptmenüs und Untermenüs. Zusammenhänge zwischen Prozessen sowie Ziele von Kommunikationsdimensionen werden durch das Liniennetz vermittelt. Dadurch erzielt die SOP Map einen effizienten Überblick über alle Aspekte unserer Konventionen und Best Practices.

Wir hoffen mit diesem Einblick in das Werkzeug der SOPs Map ist es uns gelungen, euch einen Eindruck davon zu vermitteln, wie spannend, anschaulich und nutzbringend operative Standardisierung sein kann. Doch das war erst der Anfang unserer gemeinsamen Reise. In den nächsten Blogartikeln widmen wir uns u.a. den folgenden Themen:

  • "Will das wirklich jeder?" - Geburt und Lebenslauf der DevBoost SOPs
  • "Prozesse und Flexibilität? Soll das ein Witz sein?" - Bring Your Brain (BYB) Manifest
  • "Ich steig ein und übernehme das Steuer" - Aufbau und Erstellung von SOPs
  • "Wieviel Software steckt in den SOPs?" - technische Umsetzung und Infrastruktur
  • "Ein Blumenstrauß toller Ideen? Oder mit Kanonen auf Spatzen?" - Reflektion über unsere SOPs

Seid gespannt auf das was kommt!