Am Freitagnachmittag kam mein Kollege Stefan wie elektrisiert in die Küche.

„Christian, ich hatte die beste Woche seit langem!“, platzte es aus ihm heraus. Ich kenne Stefan eher als duldsamen und beherrschten Kollegen und war überrascht über diesen emotionalen Ausbruch. Wie sich herausstellte, war er mit seinem Projektteam für eine Woche zum „Hacking in the Woods“. Das heißt, das gesamte Team war in eine Holzhütte ins Erzgebirge gefahren und durfte bei Vollpension und absolut ungestört von äußeren Einflüssen gemeinsam programmieren.

Stefan erzählte von der großartigen Zusammenarbeit in Pair-Programming Sessions, dem angenehmen sozialen Miteinander und dem unglaublichen Fortschritt, den das Team in einer Woche gemacht hat. Während der vier Tage haben sie 18 Releases mit 130 Pull Requests und 412 Commits ausgerollt, mit 1.049 geänderten Dateien und 10.400 hinzugefügten und 14.670 gelöschten Zeilen Code! Sie hatten so viel geschafft, wie sonst in 12 Wochen nicht. Das entspricht ganz grob etwa einer 10-fachen Produktivität – im Vergleich zu einer normalen Woche.

Wenn Du das Problem kennst, dass zu viele Meetings Dich und Dein Team von der Produktarbeit abhalten, sich Deine Kollegen über zu wenig Fokuszeit beklagen und Du das Gefühl von Stefan nachvollziehen kannst, dann erfährst Du in diesem Post, wie Du die Meetingkultur in Deinem Team systematisch verbessern kannst. Und keine Angst, ihr könnt wesentlich produktiver werden – ohne dazu dauerhaft im Wald wohnen zu müssen 😀.

Natürlich kannst Du mit Deinem Team nicht jede Woche in die Berge fahren, damit es produktiv arbeiten kann, eine gute Zusammenarbeit erlebt und maximalen Product Outcome erzielt. Ich bin aber überzeugt, dass „Hacking in the Woods“ ein Zielbild beschreibt, nach dem sich viele Produktteams zu Recht sehnen.

Immer wieder schildern uns Entwickler und Produktverantwortliche von Wochen mit zu vielen Meetings, von zu wenig Zeit für wirksame Arbeit am Produkt, von unproduktiven Abstimmungsterminen und unnötigen Side-Quests.

Auch wissenschaftliche Studien belegen:

• Viele Teams verbringen mehr als 40 % ihrer Wochenarbeitszeit in Meetings bzw. Abstimmungsterminen.
• Bis zu 60 % der Meetings werden als unnötig, unproduktiv oder ineffizient bewertet.

In den Erzählungen wird sehr deutlich, wie sehr Produktteams unter den hohen Erwartungen an ihre Arbeitsergebnisse und den gleichzeitigen Mangel an effektiv nutzbarerer Fokuszeit leiden.

Doch das ist kein reines „Zeitproblem“. Die psychologischen Effekte unproduktiver Meetings sind gravierend:

• Meetings, die keinen Outcome für die eigenen Ziele haben, werden als Zeitverschwendung wahrgenommen und führen zu Frustration und Unzufriedenheit.
• Wird der Arbeitstag zu häufig von Meetings unterbrochen, stört das die Fähigkeit zu konzentrierter Arbeit oder kreativer Problemlösung.
• Dauern Meetings zu lange oder mangelt es an echter Interaktion in Meetings, dann führt das zu Langeweile und Desinteresse.
• Verlaufen Diskussionen in Meetings chaotisch und unstrukturiert, werden Meinungsverschiedenheiten nicht gelöst. Spannungen oder Konflikte verstärken sich.
• Bleiben Probleme der Meetingkultur lange Zeit bestehen, sinken die Motivation und das Engagement des Teams. Ambitionierte Teammitglieder verlassen das Team - die Anderen bleiben resigniert zurück.

Behandelst Du Defizite in der Meetingkultur nicht, könnt ihr auf lange Sicht kein erfolgreiches Produkt liefern. Die besten Entwickler und die klarste Produktvision sind nutzlos, wenn es Dir nicht gelingt, dem Team Fokus und Zeit für echte Produktarbeit zu schaffen. Je mehr, desto besser.

Ineffiziente Meetings sind ein weitläufig erkanntes Problem, entsprechend vielfältig und divers sind die Lösungsansätze, z.B.:

• Meetings nie ohne Agenda durchführen
• Standup-Meetings, damit die Teilnehmer nicht zu lange schwafeln
• E-Mails statt Meetings, wenn in einem Meeting nur Information geteilt werden sollen
• Meetingfreie Wochentage
• Blocker für eigene Fokuszeit im Kalender

Du hast wahrscheinlich auch schon einmal versucht, die Anzahl der Meetings in Deinem Kalender zu reduzieren oder Meetings besser vorzubereiten, indem Du einen Kollegen daran erinnert hast eine Agenda zu teilen.

Solche Einzelaktionen führen aber leider nicht zum notwendigen Wandel in der Meetingkultur. Zu viele Personen sind an der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Meetings beteiligt. Du hast das Gefühl gegen Windmühlen zu kämpfen. Das liegt daran, dass der nötige Wandel ein Lernen aller Teammitglieder (ggf. auch über das Team hinaus) erfordert.

Anfang dieses Jahres hat eine Aktion von Shopify für Furore gesorgt. Dort entschied das Management kurzerhand, dass alle Shopify Mitarbeiter zu viel Zeit in Meetings verbrachten. Über Nacht löschte ein automatisiertes Script alle Meetings mit mehr als 2 Teilnehmern. Etwa 10.000 Meetings wurden einfach gelöscht, mehr als 76.500 Stunden Fokuszeit geschaffen. Die Begründung des COO: “Companies are for builders, not managers. Give people back their maker time.”

Alle Meetings als absolute Zeitverschwendung zu betrachten und komplett zu löschen, ist natürlich keine nachhaltige Lösung. Die Aktion von Shopify ist daher wohl eher als Provokation geeignet, die Meetingkultur zu überdenken und empfiehlt sich nur bedingt zur Nachahmung.

Besser solltest Du gemeinsam im Team die perfekte Balance zwischen Sync-Time in Meetings und Make-Time zur fokussierten Arbeit am Produkt suchen. Hierzu brauchst Du 4 Dinge.

1. Eine kurze Feedbackschleife zwischen allen Meetingteilnehmern, um Eure Defizite aufzudecken.
2. Eine Sensibilisierung aller Teammitglieder für die Relevanz und Signifikanz des Problems, um ein gemeinsames Problembewusstsein zu schaffen.
3. Die systematische Auswahl, Anwendung und Bewertung geeigneter Verbesserungsmaßnahmen, um gemeinsam die nötigen Verhaltensänderungen zu erlernen.
4. Ein kontinuierliches Monitoring von Verbesserungspotential und -effekten, um den Wandlungsprozess systematisch auszusteuern.

Mit den folgenden Schritten kannst Du Eure Meetingkultur und das Verhalten Deiner Teammitglieder nachhaltig verbessern. Du befähigst damit alle zum Erkennen und Verbessern unproduktiver Meetings und vermeidest wirkungslose und frustrierende Einzelaktionen.

Zuerst ist es wichtig, dass Du ehrliches und möglichst ungeschöntes Feedback von allen Teilnehmern einholst. Du musst die wahrgenommene Nützlichkeit und Effektivität eines Meetings verstehen. Oft haben verschiedene Teilnehmer eine unterschiedliche Wahrnehmung, was auf zugrundeliegende Probleme hindeutet.

Wir empfehlen Dir, möglichst direkt nach einem Meeting mit einer Umfrage, die auch anonym ausgefüllt werden kann, Feedback zur empfundenen Meeting-Qualität abzufragen. Eine Sensibilisierung für ehrliche Antworten und die anonyme Befragung vermeidet sozial angepasstes und geschöntes Feedback. Zusätzlich solltest Du unbedingt sicherstellen, dass das gegebene Feedback konstruktiv und lösungsorientiert bleibt.

Um einen möglichst umfassenden Eindruck zum Optimierungspotential zu erhalten, solltest Du Feedback zu verschiedenen Aspekten der Meetingqualität erfragen.

Nützlichkeit: Wie nützlich war das Meeting in Bezug zum aktuellen Entwicklungsfokus (z.B. bezogen auf Product Outcome Ziele, OKRs oder Sprintziele)

Teilnehmerkreis: War die Auswahl der Teilnehmer passend oder waren zu viele oder zu wenige Teilnehmer anwesend?

Meetingdauer: War das Meeting zu lang oder zu kurz für die vorgesehene Agenda?

Meetingvorbereitung: Habt ihr das Meeting optimal vorbereitet?

Meetingdurchführung: Habt ihr das Meeting effizient durchgeführt und moderiert?

Negatives Feedback, Verbesserungswünsche oder unterschiedliche Qualitätswahrnehmung deuten darauf hin, dass es bei einem Meeting Verbesserungspotential gibt. Vor der Auswahl und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen ist es sehr wichtig, im Team eine gemeinsame Sensibilisierung für die Relevanz und Signifikanz der Probleme zu entwickeln. Auch hilft Euch eine gemeinsame Diskussion oder Ursachensuche bei der Identifikation der richtigen Optimierungsoptionen.

Teile daher das Feedback in aufbereiteter Form mit dem gesamten Team z.B. in Eurer Retrospektive. Analysiert und diskutiert die Ergebnisse, um herauszufinden bei welchen Meetings das größte Verbesserungspotential vorliegt.

Du solltest nicht zu viele Meetings auf einmal verändern, sondern maximal die drei Meetings mit dem größten Optimierungspotential zuerst angehen. Bei der Auswahl helfen die folgenden Grundsätze:

• Meetings mit dem meisten negativen Feedback, solltet ihr zuerst angehen.
• Meetings mit negativem Feedback und mit vielen Teilnehmern haben oft den größten Impact.
• Meetings mit negativem Feedback, die sich sehr oft wiederholen, sind auch gute Optimierungskandidaten.
• Meetings mit großen Wahrnehmungsunterschieden brauchen besondere Beachtung und ggfs. eine ausführlichere Analyse und Diskussion.
• Generelle, verbindliche Richtlinien zu Meetings helfen Euch Probleme zu behandeln, die meeting-übergreifend genannt werden.

Bei der Auswahl geeigneter Optimierungsmaßnahmen hilft es zu schauen, zu welchen Punkten es negatives Feedback gab. Ihr solltet hier mit den Aspekten beginnen, die am deutlichsten negativ aufgefallen sind.

Bei der Auswahl der richtigen Maßnahmen ist das richtige Fingerspitzengefühl und etwas Erfahrung erforderlich. Beispielsweise solltet ihr ein Meeting, das als zu kurz bewertet wird, nicht einfach verlängern. Manchmal ist die Anpassung der Agenda oder eine Aufteilung der Teilnehmer eine wirksamere Verbesserungsmaßnahme. Wenn ein Meeting von manchen Teilnehmern als nicht nützlich eingestuft wird, gilt es zunächst zu hinterfragen, ob alle den Zweck des Meetings verstehen oder alternativ den Teilnehmerkreis anzupassen. Auch gibt es Verbesserungsmaßnahmen, die sich positiv auf verschiedene Probleme auswirken können. So hilft eine Agenda sowohl einer besseren Vorbereitung als auch einer effizienten Durchführung des Meetings.

Im Folgenden haben wir weitere konkrete Verbesserungsmaßnahmen für Euch zusammengetragen.

Problemen bei der Nützlichkeit

• Passt das Meeting so an, dass es sich stärker an Eurer aktuellen Zielsetzung orientiert.
• Sensibilisiert die Teilnehmer für die Bedeutung und den Nutzen des Meetings.
• Reduziert den Teilnehmerkreis.
• Sagt Meetings und Abstimmungen, die nicht im Scope sind, ab.
• Achtet auf eine nachhaltige Nachbereitung der Ergebnisse des Meetings (Action Items, Meeting Minutes).

Probleme mit dem Teilnehmerkreis

• Ladet nur Teilnehmer ein, die einen aktiven Beitrag leisten können und wollen.
• Bittet Teilnehmer, die im Meeting nichts beitragen können, das Meeting zu verlassen.
• Stellt sicher, dass alle benötigten Teilnehmer am Meeting teilnehmen können.
• Sagt das Meeting rechtzeitig ab, wenn wichtige Teilnehmer verhindert sind.
• Stellt Meeting Minutes zur Verfügung, um nach dem Meeting Informationen an Interessierte zu verteilen.
• Splittet das Meeting auf, wenn es Gruppen von Teilnehmern mit verschiedenen Interessen gibt.
• Delegiert einzelne Teammitglieder, um das Team in Abstimmungsterminen zu vertreten.

Probleme mit der Meetingdauer

• Verändert die Dauer des Meetings, sodass es nicht zu lang oder zu kurz ist.
• Achtet darauf, das Meeting pünktlich zu beenden.
• Verändert die Häufigkeit des Meetings, um die geplante Zeit einzuhalten.
• Teilt Informationen vor dem Meeting und nutzt die Zeit im Meeting nur für Fragen und zur Diskussion.

Probleme in der Meetingvorbereitung

• Legt vor dem Meeting eine verbindliche Agenda fest.
• Erlaubt den Teilnehmern eine bessere Vorbereitung, indem Du die Agenda vor dem Meeting teilst.
• Bittet Teilnehmer vor dem Meeting um eine geeignete Vorbereitung oder ihren Input.

Probleme in der Meetingdurchführung

• Legt fest, wer das Meeting moderiert und bittet den Moderator darum, sich vorzubereiten.
• Erinnert alle Teilnehmer an das Ziel des Meetings.
• Vermeidet ausschweifende Diskussionen, die nicht auf das Meetingziel einzahlen.

Eine Kultur verändert sich nicht über Nacht und muss sich an stetige Veränderungen anpassen. Daher ist es wichtig, dass ihr die Verbesserung Eurer Meetingkultur als einen kontinuierlichen Optimierungszyklus versteht.

Eine Richtlinie für Meetings, an die sich niemand mehr hält, verliert ihre Wirkung. Meetings, die früher unverzichtbar waren, können ihren Nutzen verlieren. Veränderungen in der Teamstruktur, der Art der Zusammenarbeit oder neue Teammitglieder führen zu neuen Herausforderungen.

Genau, wie es bei Scrum am Ende jedes Sprints eine Retrospektive braucht, um die Team Performance in Anbetracht ständiger Änderungen hochzuhalten, solltet ihr die Qualität Eurer Meetings und die Optimierung der Fokuszeit immer wieder hinterfragen.

Wie wäre es, wenn sich jede Woche ein bisschen wie „Hacking in the Woods“ anfühlt?

Wer einmal (so wie Stefan) erfahren hat, wie sich ungebremste Produktentwicklung anfühlen kann, der weiß, dass es sich lohnt, für Fokuszeit zu kämpfen. Mit einer sorgfältig gepflegten und optimierten Meetingkultur schafft ihr die richtige Balance zwischen Abstimmung im Team und individueller Fokuszeit. Ihr findet den Raum und die Energie, Eure anspruchsvollsten Produktziele zu erreichen und Eure gesamte Aufmerksamkeit und Euer gesamtes Können in den Produkterfolg zu investieren. Nicht weniger ist notwendig, um Eure Ziele zu erreichen, nicht weniger habt ihr verdient!

Du kannst heute damit beginnen die Meetingkultur in Deinem Team zu verbessern. Teile diesen Artikel mit Deinen Kollegen und bring den Stein ins Rollen.