Wirksames Arbeiten: Timeboxing Timesheet

Heute wollen wir euch einen einfachen Lifehack vorstellen, der uns (und vielleicht auch euch) hilft im hektischen Arbeitsalltag den Überblick zu behalten und vor allem dafür zu sorgen den eigenen Fokus zu behalten, d. h. an den wichtigen Dingen (statt nur an den dringenden) zu arbeiten.

Die Methode, die wir euch vorstellen wollen, nennt sich „Timeboxing Timesheet“. Sie wurde nicht bei DevBoost erfunden, aber wir haben das Prinzip für uns adaptiert und es als nützlich befunden. Die Verwendung des „Timeboxing Timesheet“ im Arbeitsalltag reduziert Ablenkung, verstärkt das Gefühl von Kontrolle, reduziert Stress und hilft, wirksamer zu arbeiten. Die Methode ist einfach anzuwenden und ein effektiver Trick für die tägliche Arbeit.

Das „Timeboxing Timesheet“ hilft dabei, zu erkennen, wenn es Konflikte zwischen geplanter Arbeit (d. h. den gewünschten Tageszielen) und der tatsächlichen Arbeit gibt. Durch dieses Sichtbarmachen kann man Maßnahmen ergreifen, um seinen Alltag erfolgreich zu meistern. Der Zeitdieb „Ungeplante Arbeit“ (siehe Wirksames Arbeiten: Und was uns oft davon abhält) wird reichlich Probleme bekommen, sobald wir unseren Alltag sichtbar und selbstbestimmt organisieren.

Um das „Timeboxing Timesheet“ zu nutzen, druckt man sich das A4 Template aus, welches wir weiter unten als PDF zur Verfügung gestellt haben und befüllt es vor Arbeitsbeginn. Es gibt dabei eine klare Vorgabe, sodass man das Ausfüllen sehr zügig jeden Tag durchführen kann. Man wird nicht länger als 10 Minuten dafür aufwenden müssen. Zusätzlich hilft unsere Bedienungsanleitung (Timeboxing Timesheet) dabei, das „Timeboxing Timesheet“ Schritt für Schritt auszufüllen.

Hier der Kurzüberblick:

Man beginnt mit einer stichpunktartigen Darstellung aller Aufgaben, die im eigenen Kopf umherschwirren. Dabei sollte man 2 Tätigkeitsarten differenzieren (sofern der Arbeitskontext das zulässt):

• wesentliche Aufgaben, die zu einem bestimmten Ziel führen und dafür einen intensiven Fokus und längere Konzentrationsphasen benötigen und
• operative Aufgaben, die z. B. ein System am Laufen halten, aber nicht unbedingt neue Ergebnisse hervorbringen. Sie erfordern in der Regel weniger intensive Konzentration und weniger Zeit.

Sind die verschiedenen Tätigkeiten erstmal zu Papier gebracht, bringt das die notwendige Klarheit, um gleich im Anschluss daran effektiv zu priorisieren.

Nun wählt man maximal 3 Top-Themen (d. h. wichtige Aufgaben) aus der Braindump Liste aus, die man an diesem Tag unbedingt erledigen möchte. Ziel dieses Vorgangs ist es, die wichtigsten Aktivitäten nicht aus den Augen zu verlieren und so den täglichen Fortschritt in Richtung seiner Ziele sicherzustellen.

Im letzten Schritt befüllt man den „leeren“ Kalendertag und verteilt Zeiträume für seine geplanten Tätigkeiten. Eine Auflösung kleiner als eine halbe Stunde ist dabei nicht empfehlenswert. Dazu ermittelt man die Tageszeit, zu der man die meiste Energie und Konzentration aufbringen kann und plant die Erledigung der wesentlichen Aufgaben in dieser Zeit ein. Operative Aufgaben sollte man in den angrenzenden Zeiträumen einplanen. So erhält man eine visuelle Übersicht über die Zeit, die er zur Verfügung hat, um an seinen Aufgaben zu arbeiten.

Ihr könnt diese Prozedur ausprobieren. Dazu stellen wir euch die beiden druckbaren Artefakte zur Verfügung:

• "Bedienungsanleitung" Seite 1 des Timeboxing Timesheet
• "Template" Seite 2 des Timeboxing Timesheet

Wie bereits angedeutet, gilt unser Ratschlag der Bekämpfung der Zeitdiebes „Ungeplanter Arbeit“ (siehe auch Wirksames Arbeiten: Und was uns oft davon abhält). Alle weiteren hier nicht weiter besprochenen, räuberischen Geschöpfe kommen dann zum Vorschein, wenn es um:

• widersprüchliche Prioritäten,
• unbekannte Abhängigkeiten,
• vernachlässigte Arbeit oder,
• zu viel angefangene Tätigkeiten (Work-in-progress)

Wir haben vor, auch diese Facetten der täglichen Arbeit zu beleuchten und werden in ähnlichem Rahmen Symptome und Lösungsstrategien beleuchten. Also seid gespannt auf weitere Artikel.