Wirksames Arbeiten: Und was uns oft davon abhält

Das Bedürfnis, mit der täglichen Arbeit etwas Wertvolles zu schaffen und dementsprechend mit dem eigenen Tun zu wirken, kennen wir alle. Niemand möchte gerne seine Lebenszeit in Dinge investieren, die sinnlos erscheinen. Dennoch kommt es nicht selten vor, dass wir uns große Mühe geben wirksam zu sein, am Ende eines Tages aber trotzdem das Gefühl haben, wir hätten eigentlich wirksamer sein können. Das betrifft uns in der Softwareentwicklung genauso wie Menschen in anderen Tätigkeitsfeldern. Darum soll in diesem Beitrag dieses Thema einmal näher beleuchtet werden.

Die folgenden Erläuterungen, Modelle und Vorschläge basieren auf dem Buch "Making Work Visible - Exposing Time Theft to Optimize Work & Flow" von Dominica DeGrandis. Es illustriert im Workshop-Charakter mit fantastischen Best Practices zum einen das Problemfeld wirksamer Tätigkeiten und gibt zugleich Lösungsvorschläge an die Hand. Das kompakte Buch ist zum Querlesen, Stöbern oder Konspektieren geeignet.

Stellen wir uns einen typischen Tag als Softwareentwickler, Support-Mitarbeiter, Product Owner oder Vertriebsmitarbeiter vor. Jeder kennt gelegentlich das Gefühl, nichts zu schaffen, nicht vorwärtszukommen. Nehmen wir mal exemplarisch Andreas, einen netten Typ, 34 Jahre alt, seit 5 Jahren Software Developer in Festanstellung. Er steht auf dem Schlauch. Er stellt sich häufig die gleichen Fragen:

• Warum endet eigentlich mein Arbeitstag nie so, wie ich es mir noch morgens vorgestellt habe?
• Woran liegt es, dass ich am Ende des Tages erschöpft bin, aber trotzdem das Gefühl habe, nichts geschafft zu haben?

Die Erklärungen zu diesen Fragen sind vielfältig, differenzieren sich voneinander meist durch die Art der Tätigkeit, den Arbeitsort, das Umfeld oder die persönlichen Erwartungen. Geht man allerdings auf Ursachensuche, lassen sich oft die gleichen Gründe finden, die immer wieder unerlässlich auf einen solchen frustrierenden Ablauf eines Tages einwirken und diesen Eindruck verstärken.

Eine grundlegende Erkenntnis lautet hier:

Beschäftigt zu sein bedeutet nicht produktiv zu sein!

Man kann diese Erkenntnis auf vollkommen unterschiedliche Arbeitswelten anwenden, aber in unserem Kontext heißt das beispielsweise, dass man nicht automatisch bessere Software schreibt, indem man mehr Technologie oder mehr Tools einsetzt. Man kommt auch einer Produktvision nicht automatisch näher, indem man schlicht mehr Personen anstellt. Diese Trugschlüsse verleiten oft zu Aktionismus (d. h. ungerichteter Beschäftigung), der die Ursache unzureichender Produktivität bekämpfen soll, aber eher kontraproduktiv ist.

Auf die Frage, was ist reine Beschäftigung und was ist produktive Arbeit, geben oft ganz alltägliche Dialoge die Antwort - wenn man genau hinhört. Ein Beispiel aus dem Alltag unseres Software Developers Andreas:

Monika: Andreas, kannst Du bitte mal in das Meeting dazu kommen?

Andreas: Ehm! Ehrlich muss ich denn? Braucht mich dort jemand? Okay, ich weiß schon am besten von allen Bescheid – klar, dass sie mich fragt. Bin eigentlich gern zur Hilfe – aber kann ich meine Arbeit grad unterbrechen? – Mist, bin sowieso schon raus! Also ja! “Monika, ich komme!”

Offensichtlich wird hier jemand in seiner Arbeit - seinem Fluss - unterbrochen. Obwohl es scheinbar gute Gründe dafür gibt, passiert etwas Ungeplantes und jemand wird von anderen “fremdbestimmt”. Das kann leicht dazu führen, dass Andreas kurz vor Feierabend folgendermaßen auf seinen Tag zurückblickt:

Andreas: Ich habe meine Kalendereinträge abgearbeitet, morgen und übermorgen bin ich schon komplett ausgebucht, es ist erst 15:00 Uhr und ich bin schon vollkommen fertig – und das alles, ohne dass ich das irgendwie verhindern könnte. Ich werde fast schon ferngesteuert – klar, dass ich meine Aufgaben nicht schaffe – gut, okay, Monikas Thema ist wirklich wichtig – aber wenn Monika was von mir braucht, habe ich mit meinen Todos ohnehin das Nachsehen. Ich würde gern wirkungsvoller arbeiten – aber wie? Soll ich vielleicht das Handtuch schmeißen?

Interessanterweise sind die Ursachen und damit auch die Lösungen für solche Situationen oft die gleichen. Dominica DeGrandis hat diese wunderbar zu Papier gebracht und kann uns dabei helfen, wieder zu dem notwendigen Fokus zu gelangen und unsere Selbstbestimmung wieder zurückzuerlangen.

Zeitdiebe sind personifizierte Gründe für Ineffektivität und begegnen uns in fünf typischen Ausprägungen. Sobald Andreas sie erkennen kann, er in der Lage ist, sie voneinander differenzieren und sie bekämpfen kann, wird er produktiver und damit auch automatisch zufriedener mit seiner Arbeit sein.

Wenn man die Konzepte, die hinter den Zeitdieben stehen, verstanden hat, ist es möglich, proaktiv effektiver zu arbeiten und dem Diebstahl kostbarer Zeit Herr zu werden. Doch welche Zeitdiebe gibt es denn nun?

Der erste Zeitdieb heißt Ungeplante Arbeit und schlägt in dem Moment zu, in dem Monika spontan um Andreas Teilnahme an einem unangekündigten Meeting bittet. Was alle Opfer dieses Zeitdiebes verbindet ist, dass:

• dringliche Arbeit immer Vorrang vor wichtiger zu haben scheint. 
  Das erzeugt einen Fokusverlust durch unvorbereiteten Kontextwechsel.
• die Zeit, die Andreas an Stelle des Meetings für eine geplante Tätigkeit benötigt hätte, ist nun unwiederbringlich verloren. 
  Das erzeugt für Andreas "Kosten" in Form von Verzögerungen und Verschiebungen seiner geplanten Arbeit.
• solche Unterbrechungen schlecht planbar und kaum vorhersehbar sind. 
  Das erzeugt bei Andreas wiederum Unsicherheit, wann er überhaupt zum Arbeiten kommen kann.

Es ist davon auszugehen, dass dieser Dieb Andreas nicht zum ersten Mal heimgesucht hat und er unterschiedliche Verbesserungsstrategien ausprobiert hat, um sich gegen ihn zur Wehr zu setzen. Eine zentrale Strategie ist das Sichtbarmachen dieser Diebe bzw. der zugrunde liegenden, unwiderlegbaren Systemeigenschaften, die zu einem Mangel an Produktivität führen können. 

Andreas könnte dies ganz praktisch wie folgt in die Tat umsetzen:

• Transparenz schaffen - Den eigenen (digitalen) Kalender aktiv als Werkzeug zur Tagesgestaltung einsetzen. Überspitzt ausgedrückt könnte das heißen, dass seine Kollegen erst dann seine Tagesorganisation respektieren können, sobald sie in der Lage sind sehen zu können, wann genau er unterbrechungsfreie Arbeitszeiträume benötigt. Ebenso gut kann er mit dem Kalender darstellen, wann er Kapazitäten für Besprechungen hat.
• Pensum schaffen - Den Kollegen veranschaulichen, woran er gerade arbeitet. Das kann z. B. mit einem Whiteboard oder Ticketsystem erreicht werden. So kann sich später niemand darüber beschweren, dass Andreas vielleicht doch mal eine spontane Einladung ablehnt.

Neben dem Zeitdieb “Ungeplante Arbeit”, gibt es noch vier weitere Diebe, die uns unserer Effektivität berauben:

• Zu viele angefangene Dinge (Work-in-progress),
• Prioritäten, die in Konflikt stehen,
• Unbekannte Abhängigkeiten, und
• Vernachlässigte Arbeiten

Wir alle kennen Situationen, in denen diese Zeitdiebe zuschlagen, aber nur wenn wir sie erkennen und benennen, wird es möglich dagegen zu steuern. Nur wenn wir sichtbar machen, wie viele Dinge wir angefangen, aber nicht beendet haben (Work-in-Progress), wird uns dieses Problem deutlich. Nur wenn Prioritäten explizit aufgeschrieben werden, wird sichtbar, welche Konflikte hier bestehen. Nur wenn wir unsere Abhängigkeiten zu anderen Mitarbeitenden oder externen Dienstleistern kennen, wird es möglich gegen zu steuern. Und nur wenn wir deutlich machen, welche Arbeiten wir vernachlässigt haben (z. B. in Form technischer Schulden), können wir erkennen, warum uns das unsere Zeit stiehlt.

Wer sich in den o.g. Situationen wiederfinden kann, sollte unbedingt das Buch von Dominica DeGrandis zur Hand nehmen. Mit einfachen Mitteln wird es möglich, den fünf Zeitdieben Einhalt zu gebieten und wieder wirksamer und damit auch zufriedener zu werden.

Zusätzlich zu den Tipps aus dem o.g. Buch, stellen wir Euch in unserem nächsten Blogbeitrag ein konkretes Werkzeug vor, um ungeplanter Arbeit entgegenzuwirken - das Timeboxing Timesheet. Hier wollen wir Andreas etwas stärker unter die Arme greifen, sodass wir diese Methode genauer erläutern und Euch ein praktisches Hilfsmittel mit an die Hand geben, um dem Dieb der ungeplanten Arbeit den Kampf anzusagen.

Das Timeboxing Timesheet hilft bei der Strukturierung eines Arbeitstages. Dazu werden zu Beginn des Tages alle in Frage kommenden Tätigkeiten gesammelt, dann einige ausgewählt und schließlich priorisiert in die Tagesordnung eingeplant. Das geschieht barrierearm auf einem Blatt Papier, welches dann während der Arbeit sichtbar ausliegt. Das sorgt für Klarheit und Fokus.

Und dann? Natürlich ist es wichtig, dass du die geplante Zeit auch produktiv nutzt. Wenn Dein Arbeitsalltag z. B. viele Meetings umfasst, zeigen wir dir gerne, wie du sie effizient gestalten kannst.